1. Zamawiający
Nazwa: Województwo Kujawsko-Pomorskie
REGON: 092350613
NIP: 9561969536
Adres: ul. Plac Teatralny 2, 87-100 Toruń
Strona internetowa: http://www.kujawsko-pomorskie.pl/
Tel.: 668-506-915
2. Opis przedmiotu zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja pikniku dla rodzin z dziećmi w dniu 8 czerwca 2018 r., którego główną atrakcją ma być koncert plenerowy Majki Jeżowskiej z zespołem i grupą taneczną (występ powinien trwać ok. 75 min.) na płycie lotniska Aeroklubu Pomorskiego w Toruniu w ramach Święta Województwa Kujawsko-Pomorskiego 2018.
W ramach powyższego zamówienia Wykonawca zobowiązuje się do:
1. zaangażowania i opłacenia członków zespołu Majki Jeżowskiej;
2. rozliczenia tantiem autorskich (ZAiKS) zgodnie z wykazem utworów słownych, muzycznych, słowno-muzycznych i choreograficznych wykonanych podczas koncertu;
3. wynajęcia i opłacenie obiektu, który dysponuje sceną plenerową wraz z obsługą na potrzeby realizacji koncertu plenerowego;
4. zapewnienia profesjonalnej zadaszonej i osłoniętej z 3 stron sceny o wym. min. 6m x 8m;
5. zapewnienia profesjonalnego nagłośnienia i oświetlenia scenicznego zgodnego z załącznikiem nr 1 do zapytania ofertowego;
6. umożliwienie przeprowadzenia próby technicznej trwającej 90 min. w dniu imprezy;
7. zapewnienia oddzielnych 2 zamykanych lub chronionych garderób (może być namiot) dla 9 osób oraz wc (tylko dla zespołu) w bezpośrednim pobliżu sceny;
8. zapewnienia i ustawienia oznakowanego oraz chronionego stoiska do sprzedaży płyt i rozdawania autografów;
9. zapewnienia odpowiednich warunków w garderobie wg. załącznika nr 1 do zapytania ofertowego;
10. zapewnienia noclegów w hotelu o standardzie min. 3 gwiazdkowym w następującej specyfikacji: 3xpok. 2os. + 3xpok. 1os.;
11. zapewnienia cateringu wg. załącznika nr 1 do zapytania ofertowego;
12. zagwarantowania Zespołowi bezpieczeństwa oraz nienaruszalności ich mienia na terenie obiektu będącego miejscem imprezy, od momentu ich przybycia na koncert aż do czasu jego zakończenia i opuszczenia miejsca imprezy wraz ze sprzętem;
13. zapewnienia bezproblemowego podjazdu pod miejsce imprezy dla 3 pojazdów Zespołu;
14. WYKONAWCA pokryje koszty przejazdów związanych z imprezą o której mowa w opisie przedmiotu zamówienia;
15. opracowanie projektu graficznego i wydruk 100szt. plakatów (format B3 353×500 mm) promujących wydarzenie rozpropagowanych na terenie Torunia, powiatu toruńskiego oraz gmin ościennych; zamawiający zastrzega sobie prawo do akceptacji projektu graficznego plakatu;
16. promocja wydarzenia w komunikacji miejskiej jako autobox- wymagania - AutoBOX jednostronny (plakaty widoczne są wewnątrz pojazdu), czas trwania kampanii – 2 tyg. przed koncertem, natężenie kampanii (liczba nośników- 12 linii komunikacji miejskiej;
17. wynajęcia innych osób i sprzętu niezbędnych do technicznej realizacji Pikniku rodzinnego;
18. uzyskanie zezwolenia na organizację imprezy masowej, zapewnienie bezpieczeństwa zgodnie z Ustawą o bezpieczeństwie imprez masowych;
19. zorganizowanie spektaklu muzycznego dla dzieci - czas trwania ok. 30 min;
20. zorganizowanie pokazów hipoterapii i dogoterapii. Warunki do spełnienia dla hipoterapia: bezpieczne miejsce, daleko od głośników, odgrodzenie terenu taśmą. Warunki do spełnienia dla dogoterapii - namiot, aby odizolować zwierzę od zbyt wielkiej ilości bodźców z zewnątrz, stolik i dwa krzesła oraz koc;
21. zaproponowanie konkursów z nagrodami;
22. ubezpieczenia Koncertu w ramach Odpowiedzialności Cywilnej.
Ponadto Wykonawca zobowiązuje się wykonać dodatkowe świadczenia promocyjne:
1. informowanie przez prowadzącego Koncert, że jest on realizowany w ramach projektu pn. „Tylko w Korczaku jest super dzieciaku”, dzięki któremu zostanie wybudowany nowy budynek przedszkola dla dzieci z niepełnosprawnościami przy Specjalnym Ośrodku Szkolno-Wychowawczym im. Janusza Korczaka w Toruniu, ul. Żwirki i Wigury 15-21. Projekt jest dofinansowany w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014-2020; Poddziałanie 6.3.1 Inwestycje w infrastrukturę przedszkolną.
2. umieszczenia logotypu Unii Europejskiej oraz województwa kujawsko-pomorskiego na wszelkich materiałach promocyjnych związanych w Koncertem wraz z logo Święta Województwa Kujawsko-Pomorskiego.
Termin wykonania zamówienia zgodnie z pkt 2 - opis przedmiotu zamówienia.
Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.
3. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT
1. Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem: poczty elektronicznej na adres: m.fialkowska@kujawsko-pomorskie.pl lub dostarczona osobiście na adres: Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko- Pomorskiego Departament Edukacji i Kształcenia Ustawicznego, ul. Św. Jana1/3, 87-100 Toruń, do dnia 31.01.2018 r. do godz. 15.00.
2. Osoby do kontaktu: Magdalena Jankowska, nr tel. 668 506 915
3. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.
4. Informacja o wyborze Wykonawcy zostanie przekazana mailowo w okresie 7 dni roboczych od zakończenia naboru ofert.
5. W toku oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
6. Zamawiający zastrzega sobie możliwość niedokonania wyboru Wykonawcy, bez podawania przyczyny.
4. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU
O udzielenie zamówienia publicznego mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki:
1. Posiadanie uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania.
2. Doświadczenie w organizacji podobnych przedsięwzięć, które oceniane będzie w oparciu o poniższe kryteria na podstawie wykazu stanowiącego załącznik nr 2 do zapytania ofertowego i poniższej punktacji:
1. Ilość zorganizowanych imprez masowych o charakterze kulturalnym dla co najmniej 300 osób w okresie ostatnich pięciu lat - Wykonawca otrzyma w zależności od ilości zorganizowanych imprez: od 1 do 5 imprez – 1 pkt; od 6-10– 2 punkty; pow. 10 – 3 pkt.
W celu potwierdzenia spełnienia opisanego wyżej warunku Wykonawca musi dołączyć do oferty wypełniony i podpisany załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego - formularz ofertowy.
Przy wyborze oferty Zamawiający będzie kierował się następującymi kryteriami oceny ofert:
Nazwa kryterium Waga kryterium
Cena oferty 40%
Doświadczenie 60%
Punkty za kryterium „cena” zostaną obliczone wg następujące wzoru:
Cena brutto oferty najtańszej
------------------------------------------- x 100 x 40% (waga kryterium) = liczba punktów
Cena brutto oferty badanej
Punkty za kryterium „doświadczenie” zostaną obliczone wg następujące wzoru:
Liczba zorganizowanych imprez masowych o charakterze kulturalnym przez składającego ofertę
-------------------------------------------------------------------------------------- x 100 x 60% = ilość punktów
Największa liczba zorganizowanych imprez masowych
Wyniki poszczególnych działań zostaną zaokrąglony do 2 miejsc po przecinku.
5. OFERTA MUSI ZAWIERAĆ:
1. Wypełniony i podpisany Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego
2. Wypełniony i podpisany Formularz ofertowy, stanowiący załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego.
6. PŁATNOŚĆ
1. Termin płatności 30 dni po wystawieniu faktury, płatne przelewem.
2. Faktura VAT wystawiona na Województwo Kujawsko-Pomorskie (Plac Teatralny 2, 87-100Toruń, Regon 092350613, NIP 956 19 69 536).
