Zapytanie ofertowe z dnia 15 czerwca 2016 r.

Zapytanie ofertowe  z dnia 15 czerwca 2016 r. Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego w Toruniu w imieniu Województwa Kujawsko-Pomorskiego zaprasza do składania ofert na realizację usługi obejmującej szkolenie  z zakresu ochrony danych osobowych dla Lokalnych Grup Działania działających na terenie Województwa Kujawsko-Pomorskiego. Zamówienie będące przedmiotem niniejszego zapytania ofertowego udzielane jest z wyłączeniem obowiązku stosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 907 z późn. zm.). Wykonawcy nie są uprawnieni do występowania z jakimikolwiek roszczeniami pieniężnymi i niepieniężnymi wobec zamawiającego w związku z niniejszym zapytaniem ofertowym, w tym z tytułu poniesionych przez nich kosztów przygotowania oferty lub ewentualnych szkód, w szczególności w przypadku odstąpienia przez nich od postępowania lub wyboru innego Wykonawcy przez Zamawiającego. Wartość zamówienia nie przekracza  wyrażonej w złotych równowartości 30 000 euro. Informacji w przedmiotowej sprawie udzielają: Angelina Grzywińska a.grzywinska@kujawsko-pomorskie.pl , Adam Zaguła a.zagula@kujawsko-pomorskie.pl tel. 571 293 035.

1. Nazwa Zamawiającego: Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego w Toruniu, Departament Spraw Społecznych i Zdrowia, ul. Marii Skłodowskiej Curie 73,  87-100 Toruń

2. Przedmiot zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest  organizacja i przeprowadzenie szkolenia z zakresu ochrony danych osobowych dla przedstawicieli Lokalnych Grup Działania działających na terenie województwa kujawsko-pomorskiego.

3. Warunki udziału Wykonawcy: Wykonawca, który ubiega się o wykonanie usługi powinien zaakceptować wszystkie warunki wykonania zamówienia oraz wykazać się posiadaniem wiedzy i doświadczenia w zakresie realizacji działań wynikających z zapytania ofertowego.

4. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: Przedmiotem zamawianej usługi jest przeprowadzenie szkolenia z zakresu ochrony danych osobowych w celu podniesienia wiedzy przedstawicieli Lokalnych Grup Działania (dalej LGD), działających na terenie województwa kujawsko-pomorskiego na temat kwestii związanych z ochroną danych osobowych, wynikających z ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. Dzięki udziałowi w szkoleniu uczestnicy uzyskają niezbędną i aktualną wiedzę z zakresu ochrony danych osobowych. W związku z funkcjonowaniem LGD, jako stowarzyszenia, konieczne jest, aby przedstawiciele LGD zapoznali się z zasadami ochrony danych osobowych oraz prawnymi ramami posługiwania się m.in. wrażliwymi danymi, które będą im udostępniane oraz przez nich przetwarzane.

Zadaniem Wykonawcy będzie zapewnienie: Sala szkoleniowa:

1. Usytuowana w centrum miast z łatwym dostępem dojazdu zarówno komunikacją publiczną jak również prywatnym środkiem transportu,
2. Dostosowana do liczby uczestników (1 grupa – 30 osób, łącznie 2 grupy – 60 osób),
3. Wyposażona w:

• krzesła z miękkimi siedziskami, ustawione w układzie zapewniającym swobodny widok na ekran oraz salę,
• klimatyzację,
• dostęp do światła dziennego z możliwością zaciemnienia i zapewnienia oświetlenia sztucznego,
• zainstalowany sprzęt: rzutnik multimedialny, ekran,
• nagłośnienie,
• co najmniej dwa mikrofony: 2 bezprzewodowe,
• laptop kompatybilny z rzutnikiem umożliwiający odtwarzanie prezentacji, a także plików filmowych.

Wykonawca zapewni oznakowanie sal według wskazań Zamawiającego. Logotypy dostarczy Zamawiający. Catering:

1. a) serwis kawowy:

• świeżo parzona, gorąca kawa (dostępna bez ograniczeń),
• herbata (dostępna bez ograniczeń),
• dodatki do napojów ciepłych: mleko w dzbankach, cukier, cytryna,
• woda mineralna butelkowana (do wyboru gazowana i niegazowana, przy czym ilość wody niegazowanej powinna być dwukrotnie większa niż wody gazowanej, o pojemności 0,5 l),
• ciastka (3 rodzaje do wyboru po 100 g na osobę z każdego rodzaju),
• słone przekąski (3 rodzaje po 30 g na osobę z każdego rodzaju),
• owoce (3 rodzaje, po 100 g na osobę z każdego rodzaju).

1. b) obiad:

• zupa – 250 g na osobę,
• II danie – mięso (1 szt., ok.150 g), ziemniaki (100g), surówka (2 rodzaje),
• napoje ciepłe (kawa, herbata – bez ograniczeń) oraz zimne (1 woda gazowana i 2 wody niegazowane na osobę) – tak jak przy serwisie kawowym.

Serwis kawowy podany będzie jako bufet szwedzki dla całej grupy, w tym samym czasie w jednym pomieszczeniu z miejscami siedzącymi i stolikami. Wykonawca musi również zapewnić dogodne miejsce do spożycia obiadu przez uczestników szkolenia, zgodnie ze zwyczajowo przyjętymi normami. Wykonawca będzie odpowiedzialny w całości za serwis cateringowy w ramach kompleksowej obsługi dla uczestników szkolenia (tj. przygotowanie, obsługę uzupełniającą ewentualne braki napojów zimnych i  ciepłych, zapewnienie serwisu kawowego, sprzątanie itd.) Szkolenie: - W szkoleniu weźmie udział max. 60 osób. - 1 dzień – do 30 osób - Toruń - 2 dzień – do 30 osób -  Bydgoszcz Szkolenia odbędą się w zaproponowane przez Wykonawcę dni powszednie. Szkolenie podzielone będzie na 2 moduły: - podstawowy – czas trwania ok. 2 godz. zegarowych - rozszerzony – czas trwania ok. 6 godz. zegarowych (łącznie 8 godz.)   W każdym module powinny zostać wykorzystane następujące metody:

1. a) wykład (część teoretyczna) – Wykonawca powinien przedstawić gruntowną wiedzę nt. ochrony danych osobowych, zapoznać uczestników z podstawowymi zagadnieniami oraz problemami wynikającymi ze specyfiki tematu itd.;
2. b) ćwiczenia (część praktyczna) – Wykonawca powinien pogłębić wiedzę uczestników poprzez interaktywnie zaangażować ich, poprzez dyskusję, pracę nad dokumentami/przypadkami itp.;
3. c) test wiedzy (po przeprowadzeniu obydwu modułów) - Wykonawca powinien przygotować test wiedzy dla uczestników szkolenia i przeprowadzić go po jego części teoretycznej oraz praktycznej. Test wiedzy będzie składał się z 20 pytań zamkniętych, jednokrotnego wyboru. Test jest weryfikacją wiedzy uczestników i nie jest warunkiem ukończenia szkolenia.

Dodatkowo po zakończeniu szkolenia uczestnicy otrzymają ankietę ewaluacyjną, dostarczoną przez Zamawiającego. + Zestawy szkoleniowe – każdy uczestnik szkolenia otrzyma na zakończenie pakiet materiałów. Materiały muszą być gotowe co najmniej 0,5 h przed rozpoczęciem warsztatów. W skład zestawu wchodzą materiały:

1. edukacyjne – zawierające informacje z zakresu objętego szkoleniem (np. wydruk prezentacji multimedialnej, spis najważniejszych aktów prawnych itp.). Materiały powinny zostać ologowane – logotypy dostarczy Zamawiający.
2. pomocnicze – notatnik oraz długopis.

Po zakończeniu szkolenia, uczestnicy będą mogli skorzystać z konsultacji trenera - drogą mailową. Każda LGD będzie mogła zadać max. 5 pytań dot. tematyki szkolenia do 14 dni po zakończeniu szkolenia. Konsultacje obejmują rzeczywisty czas poświęcony przez trenera na udzielanie odpowiedzi oraz czas gotowości na konsultacje, niezależnie od rzeczywistego zainteresowania. Termin, miejsce i czas szkolenia: Termin szkoleń: między 1 lipca a 31 lipca 2016 r. Miejsce szkolenia: Bydgoszcz, Toruń Czas szkolenia:  łącznie 16 godz. –  2 spotkania łącznie po 8 godz. zegarowych. Szkolenie odbędzie się między 1 lipca a 31 lipca 2016 r. zgodnie z przedstawionym przez Wykonawcę w ofercie i zaakceptowanym przez Zamawiającego harmonogramem. Wykonawca dodatkowo zobowiązany jest do przeprowadzenia rekrutacji uczestników szkolenia (po 2 osoby z każdej Lokalnej Grupy Działania). Sposób rekrutacji uczestników powinien zostać przedstawiony w ofercie. W przypadku większej ilości wolnych miejsc możliwe jest uczestnictwo dodatkowych przedstawicieli poszczególnych Lokalnych Grup Działania. Wymagania wobec Wykonawcy:

• Opracowanie programu i materiałów na szkolenie,
• Realizacja szkolenia z zastosowaniem metod powszechnie akceptowanych,
• Zapewnienie sali szkoleniowej w uzgodnieniu i po akceptacji Zamawiającego,
• Zapewnienie cateringu w czasie trwania szkolenia,
• Trener posiadający doświadczenie w przeprowadzeniu szkoleń z tematyki ochrony danych osobowych. Do jego obowiązków należała będzie również udzielenie odpowiedzi na max. 5 pytań dotyczących tematyki szkolenia, wysłanych przez każdą LGD drogą mailową do 14 dni po zakończeniu szkolenia.
• Ankieta ewaluacyjna – Wykonawca na zakończenie szkolenia przeprowadzi z uczestnikami szkolenia ankietę ewaluacyjną, której wzór dostarczy Zamawiający.
• Wykonawca posiada doświadczenie w realizacji usług szkoleniowych (minimum 3 szkolenia).

Program szkolenia: Główne zagadnienia, problematykę itd. jaka powinna znaleźć się na szkoleniu dostarcza Zamawiający. Proponowany zakres szkolenia znajduje się w załączniku nr 2 do zapytania ofertowego. Ostateczny program powinien zostać zaproponowany przez Wykonawcę w oparciu o jego wiedzę i doświadczenie, z uwzględnieniem specyfiki i potrzeb Zamawiającego oraz ewentualne propozycje rozszerzenie programu o dodatkowe zagadnienia. Sposób przeprowadzenia szkolenia zaproponowany przez Wykonawcę, musi zostać zatwierdzony przez Zleceniodawcę. W trakcie szkolenia przewidywane są dwie 15-minutowe przerwy kawowe oraz jedna przerwa 30-minutowa na obiad.

4. Termin realizacji zamówienia: od momentu podpisania umowy do 31 lipca 2016 r.

5. Kryteria oceny oferty: Podczas oceny Zamawiający będzie kierował się następującymi kryteriami:

70% cena, 30% doświadczenie trenera i zaproponowany przez wykonawcę program szkolenia oraz materiały edukacyjne. Sposób obliczania kryteriów:

1. Cena

Cena brutto oferty najtańszej -------------------------------------- x 100 x 70 % (waga kryterium) Cena brutto oferty badanej

2. Doświadczenie trenera (max 15 pkt):

Doświadczenie  trenera w przeprowadzeniu szkoleń z zakresu ochrony danych osobowych:

• 1- 5 szkoleń w ciągu ostatnich 3 lat – 5 pkt
• Od 6-10 szkoleń w ciągu ostatnich 3 lat – 10 pkt
• Powyżej 10 szkoleń w ciągu ostatnich 3 lat – 15 pkt

Zaproponowany przez wykonawcę program szkolenia oraz materiały edukacyjne (max. 15 pkt):

• Wykład rozszerzony o informacje dotyczące proponowanych zmian w przepisach dot. ochrony danych osobowych – 8 pkt
• Zaproponowane przez wykonawcę dodatkowe materiały edukacyjne – 7 pkt

Kryteria w pkt. 2 sumują się do max. 30 pkt.

6. Miejsce, termin złożenia ofert, forma :
7. Oferta powinna być złożona w nieprzekraczalnym terminie do 7 dni od ukazania się ogłoszenia o naborze ofert ale najpóźniej do dnia 22 czerwca 2016 r. do godz. 15:30 z powołaniem się na tytuł przedmiotu zamówienia:

• Osobiście: Departament Spraw Społecznych i Zdrowia, Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego, ul. Marii Skłodowskiej Curie 73, 87-100 Toruń.
• Przesłana na adres: Departament Spraw Społecznych i Zdrowia, Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego, ul. Marii Skłodowskiej Curie 73, 87-100 Toruń.
• Za pośrednictwem poczty elektronicznej email: grzywinska@kujawsko-pomorskie.pl

1. W przypadku ofert nadesłanych drogą pocztową za datę wpływu uznaje się datę doręczenia przesyłki do Zamawiającego.
2. Oferta powinna zostać opisana „Oferta dot. szkolenia z zakresu danych osobowych dla LGD”.

7. Wymagane dokumenty:

Przedstawiona przez Wykonawcę oferta powinna zawierać:

1. Nazwę i adres oferenta,
2. Dane kontaktowe osoby reprezentującej firmę;
3. Specyfikację kosztów, zgodnie z zał. nr 1 do zapytania ofertowego
4. Propozycję programu szkolenia,
5. Dokumenty potwierdzające doświadczenie oraz kwalifikacje Wykonawcy oraz trenera.

8. Osoba do kontaktu: Wszelkich informacji dot. zapytania ofertowego udziela Angelina Grzywińska, grzywinska@kujawsko-pomorskie.pl oraz Adam Zaguła, a.zagula@kujawsko-pomorskie.pl, Tel. 571 293 035

9. Określenie warunków zmiany umowy:

Wszelkie zmiany umowy będą wymagały formy pisemnej pod rygorem nieważności.

10. Informacja na temat zakresu wykluczenia:

Oferent składając ofertę tym samym oświadcza, iż nie jest powiązany z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez to powiązanie rozumie się wzajemne powiązanie między Wykonawcą a Zamawiającym polegające w szczególności na:

1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
2. posiadania co najmniej 10% jego udziałów lub akcji
3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika
4. pozostawaniu związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa i powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia, w linii bocznej lub w stosunku do przysposobienia, opieki lub kurateli.

11. Informacje dodatkowe: Informacja o dokonanym wyborze najkorzystniejszej oferty zostanie przekazana mailowo oraz zostanie zamieszczona na stronie internetowej Zamawiającego pod adresem: http://www.bip.kujawsko-pomorskie.pl/.

• Zamawiający zastrzega sobie możliwość niedokonania wyboru Wykonawcy bez podawania przyczyny.
• Zamawiający zastrzega sobie prawo do akceptacji terminów szkoleń oraz zmiany terminów realizacji.
• Zamawiający zastrzega, iż ostateczny harmonogram przedmiotu zamówienia zostanie ustalony bezpośrednio z wybranym Wykonawcą.
• Zamawiający zastrzega możliwość zmniejszenia liczby uczestników, a tym samym ilości osób korzystających z poczęstunku. O ostatecznej liczbie osób korzystających z poszczególnych usług Zamawiający poinformuje Wykonawcę najpóźniej na 5 dni przed szkoleniem.
• W przypadku zmniejszenia liczby uczestników Zamawiający zapłaci za rzeczywistą liczbę uczestników pomnożoną przez cenę jednostkową brutto na uczestnika.
• Z Wykonawcą zostanie podpisana umowa na realizację wyżej wymienionego zadania.
• W przypadku gdy oferent, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy, zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert bez przeprowadzania ich ponownej oceny
• Wynagrodzenie za wykonaną usługę będzie płatne jednorazowo za realizację szkoleń oraz konsultacji, na podstawie faktury w terminie 30 dni od daty dostarczenia faktury do Urzędu Marszałkowskiego oraz po dostarczeniu do Zamawiającego raportu z wykonania zadania, dokumentacji fotograficznej, list obecności z przeprowadzonych szkoleń oraz raportu z przeprowadzonych konsultacji.

12. Lista załączników:

• Załącznik nr 1 – formularz ofertowy
• Załącznik nr 2 – proponowany plan szkolenia